Letras pequeninas: 5 Cláusulas que tem de confirmar antes de pagar um sinal a um fornecedor

A emoção de encontrar a quinta dos sonhos ou o fotógrafo perfeito muitas vezes cega o lado racional dos clientes. Ao ouvirem o fatídico 'temos outra pessoa interessada nesta data', dezenas de casais e gestores de eventos correm a transferir milhares de euros como sinal de adjudicação, muitas vezes trocando apenas meia dúzia de e-mails informais e sem nunca lerem um contrato formal. Na Épico Eventos, a nossa missão é profissionalizar a relação entre clientes e fornecedores. Uma relação comercial transparente é o alicerce fundamental para a paz de espírito num dia que deve ser de pura celebração.

O contrato de prestação de serviços não serve para assustar; serve para delinear o campo de atuação e gerir expectativas. Antes de clicar em confirmar transferência, existem cinco pontos críticos que devem constar no papel para a proteção mútua das partes.

As 5 cláusulas inegociáveis num contrato de evento:

• A Política de Quebra (Tolerância Numérica): A grande maioria dos serviços de catering pede que contrate um 'número mínimo' de convidados. Se contratar para 150 pessoas e apenas 120 confirmarem presença, qual é a tolerância? Muitas quintas cobram o valor por inteiro mesmo com quebras. A cláusula deve estipular qual a percentagem de ausências (geralmente entre 10% e 15%) que não serão cobradas se informadas até um prazo específico (ex: 15 dias antes).
• Cláusula de Substituição de Doença/Impedimento Maior: O que acontece se o vosso fotógrafo ou DJ tiver um acidente de carro grave na véspera do evento? O contrato não pode dizer apenas 'devolvemos o sinal'. A devolver o sinal, o cliente fica sem profissional a 24 horas da festa. O contrato deve explicitar que, em caso de força maior, o fornecedor se compromete a apresentar e custear um substituto de qualidade e estilo semelhantes.
• Horas Extra e Limites Acústicos: A festa foi incrível e ninguém quer ir embora às 2h da manhã. Se quiserem estender o evento, qual é o valor cobrado à hora? As bebidas do bar continuam incluídas nessa hora extra ou passam a ser faturadas à garrafa? Verifique também se a quinta tem restrições de decibéis estipuladas por lei (Muitos espaços, sobretudo em zonas residenciais, cortam a música obrigatóriamente às 3h).
• Os Famosos 'Direitos de Imagem': Muito comum na fotografia e videografia. Por defeito, os fotógrafos assumem o direito de publicar o vosso casamento nas redes sociais deles para promoção. Se valorizam a vossa privacidade ou se o vosso evento é um retiro corporativo fechado, devem inserir uma cláusula de 'Non-Disclosure' (Confidencialidade), estipulando que o uso das imagens carece de autorização escrita.
• A Taxa de 'Rolha' e de 'Corte': Quiseram levar garrafas de um vinho muito especial produzido pelo vosso avô? Quiseram trazer o bolo de aniversário feito pela tia em vez do do catering? Confirmem sempre as taxas. Muitas vezes o espaço cobra uma 'Taxa de Corte' absurda (ex: 3€ por convidado) só pelo ato de servir um bolo exterior.

Na Épico, incentivamos a utilização do nosso Dashboard de Gestão precisamente para alojar estes contratos num espaço centralizado, onde ambas as partes podem consultar anexos e os comprovativos dos sinais financeiros pagos ao longo dos meses. Tudo documentado, zero stress.